logo

Our Services

Tiraya Technology aim to improve existing technologies, processes, designs and marketing to solve problems, increase efficiency, reach new customers, and ultimately increase profits. We also believe that Innovation and Business Development are the balancing keys of business success

Follow Us:

Call Now! + (62) 817-588-801

6 Alasan Mengapa Anda Perlu Meninggalkan Sistem Pencatatan Manual

6 Alasan Mengapa Anda Perlu Meninggalkan Sistem Pencatatan Manual

Pada awal bisnis, pengarsipan dokumen manual dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Namun, seiring pertumbuhan bisnis Anda, pengarsipan manual dapat menjadi hal yang sangat rumit. Dalam dunia bisnis yang sibuk, penting bagi Anda untuk mengajukan, menemukan, dan menyimpan dokumen dengan cara yang cepat dan efektif. Ada cara yang lebih efisien di dunia teknologi yang berkembang saat ini yang dapat membantu Anda tetap terorganisir dengan tingkat produktivitas yang lebih tinggi. Berikut adalah beberapa kelemahan dari proses pengarsipan dokumen manual.

1. Membutuhkan Banyak Ruang
Kelemahan terbesar dari pengarsipan dokumen manual adalah jumlah ruang yang dapat digunakan. Meskipun pada awalnya bisnis Anda akan cukup kecil sehingga bukan masalah besar, begitu Anda mulai tumbuh Anda akan ingin menemukan cara baru untuk menyimpan file. Kalau tidak, Anda mungkin menemukan diri Anda mengambil ruangan yang lebih besar hanya untuk menyesuaikan agar file-file anda tertata dengan rapi. Ini juga berarti Anda harus keluar dari cara Anda untuk memburu file atau klien. Tentunya hal ini dapat mengganggu produktivitas anda

2. Rentan terhadap Kerusakan dan Salah Tempat
Pengarsipan dokumen manual berarti Anda menaruh kepercayaan pada orang yang menangani file. Ada banyak cara mereka bisa rusak, hilang, atau salah tempat. Kebakaran atau bencana alam dapat berarti hilangnya semua informasi penting klien Anda. Anda harus mulai dari awal dengan mendapatkan informasi kembali. Ini bisa jadi dapat dapat menyebabkan Anda kehilangan klien karena mereka menganggap anda tidak menghargai dokumen dokumen mereka dan tentunya reputasi perusahaan dapat terganggu.

3. Sulit Melakukan Perubahan
Ketika Anda bekerja dengan dokumen berupa kertas-kertas, akan lebih sulit untuk membuat perubahan. Setiap kali Anda ingin melakukan perubahan, Anda harus membuat salinannya. Ini berarti proses pengeditan lebih memakan waktu daripada jika Anda bekerja dengan salinan digital.

4. Waktu akses
Pengarsipan dokumen manual sangat memakan waktu. Anda tidak hanya harus mengatur dan menyimpan file, memburu informasi ketika dibutuhkan dapat memakan waktu. Butuh waktu mulai dari menit hingga jam untuk memburu file, tergantung pada seberapa baik organisasi Anda. Ini dapat menyebabkan gangguan bagi klien dan juga bagi karyawan. Produktivitas mereka menurun karena harus menghabiskan waktu yang berlebihan berurusan dengan sistem pengarsipan kertas.

5. Kurangnya Keamanan
Pengarsipan dokumen kertas bisa kurang aman daripada sistem pengarsipan elektronik. Dokumen yang salah tempat dapat dengan mudah ditempatkan di tangan yang salah. Klien mengharapkan informasi mereka aman di tangan Anda. Jika Anda tidak dapat menjaga keamanan ini, Anda berisiko kehilangannya. Kabinet yang diisi dengan file jauh lebih mudah diakses daripada komputer yang membutuhkan kata sandi dan kredensial untuk masuk.

6. Biaya lebih tinggi
Ketika Anda menggunakan dokumen kertas, biaya Anda akan lebih tinggi karena Anda membayar untuk tinta dan kertas. Tagihan persediaan kantor Anda akan lebih tinggi jika Anda menggunakan proses pengarsipan dokumen manual. Meskipun Anda mungkin berpikir ini tidak penting, lembur banyak uang yang dapat digunakan dengan cara yang lebih baik.

Meskipun pengarsipan dokumen manual dapat berguna untuk bisnis kecil, begitu bisnis Anda berkembang, itu dapat merusak perkembangan bisnis Anda. Ini dapat menurunkan produktivitas dan membuat kerumitan yang tidak perlu bagi karyawan dan klien Anda. Tidak hanya dokumen Anda berisiko untuk rusak tetapi mereka berpotensi hilang dan rusak dalam bencana alam. Semua file kertas Anda lakukan adalah mengambil ruang yang berharga serta waktu.

Ingin tahu bagaimana sistem ERP kami membantu anda beralih dari sistem manual ke digital, silahkan hubungin team kami yang akan sangat senang membantu anda.

admin
No Comments

Post a Comment

Comment
Name
Email
Website